A Escrituração Contábil Digital (ECD) surgiu como um projeto
em 2008, relativo à entrega de informações contábeis por algumas empresas, e
hoje substitui a escrituração em papel transmitida ao Fisco por todas as
sociedades empresárias tributadas pelo lucro real. Entenda o que é ECD, como
funciona, quem precisa entregar as informações e quais os cuidados necessários
durante o processo:
Como funciona?
A ECD foi criada para fins fiscais e previdenciários, deve
ser entregue ao SPED e traz livros contábeis emitidos em formato eletrônico.
Fazem parte do arquivo, se existirem, o Livro Diário e seus auxiliares, o Livro
Razão e seus auxiliares, e o Livro Balancetes Diários, com balanços e fichas de
lançamento comprobatórias do que está transcrito. A autoria do arquivo deve ser
comprovada por meio de assinatura digital com certificado de segurança tipo A3,
emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil).
A validação do documento é realizada após confirmação de
recebimento do arquivo e autenticação pelos órgãos de registro. A ECD deve ser
enviada anualmente ao SPED, com escrituração referente ao ano-calendário anterior
(e que já se encerrou). Até 2015, a data limite era o último dia útil do mês de
junho, mas em 2016 o prazo mudou para o último dia útil de maio.
Quais empresas devem entregar a ECD?
As pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECD em relação
às informações contábeis ocorridas desde janeiro de 2014 são:
- Aquelas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
- As que foram tributadas com base no lucro presumido sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), com parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
- Aquelas imunes e isentas que sejam obrigadas a tal nos termos da Instrução Normativa RFB 1.252/2012.
Estão também obrigadas a apresentar a ECD as Sociedades em
Conta de Participação (SCP), com os livros auxiliares do sócio ostensivo.
Outras sociedades empresárias e as microempresas e empresas de pequeno porte
registradas pelo Simples Nacional não precisam enviar a Escrituração Digital. É
importante notar que a ausência de movimentação financeira durante o
ano-calendário não implica na não obrigatoriedade à ECD. O fato contábil existe
mesmo na ausência de movimento e deve ser reportado pela empresa.
Quais cuidados são necessários em relação à ECD?
Com a digitalização das informações enviadas ao Fisco a
partir da ECD, é importante acompanhar e guardar os dados desde o primeiro
envio para que não se percam e se mantenham à disposição da empresa para fins
de conferência e redução de riscos. É importante manter contato direto e
controle em relação ao trabalho do profissional contratado para realizar a
contabilidade da empresa: o contador deve ser pensado como um investimento.
Mesmo a ECD sendo assumida por um contador, a pessoa jurídica responsável por
assinar digitalmente a Escrituração deve também ter segurança sobre a qualidade
das informações coletadas e estar inteirada sobre o seu conteúdo.
Outro ponto importante a que o empresário deve ficar atento
corresponde ao software usado para produzir os livros e dados da ECD. A
constituição digital desse tipo de informação demanda segurança, através de
softwares que garantam a integridade dos dados.
