Não faz muito tempo que as Notas Fiscais eram impressas em
papel e mantidas em caixas e arquivos que ocupavam um espaço enorme — além de
estarem expostas aos riscos de perecerem com o tempo, serem rasgadas e até
mesmo falsificadas. Eis que veio a Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, para
solucionar muitos dos problemas enfrentados pelos departamentos contábeis e
fiscais das empresas.
Buscando reduzir custos e otimizar o processo de consulta
aos documentos que acompanham a circulação das mercadorias, a NF-e traz algumas
peculiaridades que devem ser observadas por todo profissional que lida com
esses documentos em seu dia a dia. Confira abaixo:
Emissão e armazenagem da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A emissão da nota fiscal eletrônica deve respeitar uma ordem
numérica consecutiva crescente, sem intervalos, a começar do primeiro número
sequencial, não sendo possível que haja duas com o mesmo número, ou que o
número de uma nota fiscal cancelada seja reaproveitado para a emissão de uma
nova NF-e.
A NF-e é um documento que possui existência apenas digital,
ou seja, é emitido e armazenado de forma eletrônica através do programa emissor
da Receita Federal. Não há necessidade de impressão das Notas Fiscais e
armazenagem física, o que otimiza a questão de espaço nas empresas e confere
uma segurança maior à guarda dos documentos.
Além disso, as notas eletrônicas devem ser mantidas pelo
prazo de 5 anos, sendo indispensável a utilização de um sistema de confiança e
que faça backups periódicos a fim de proteger as informações dos documentos.
Assinatura ou Certificação Digital
A validade, autoria e integridade da nota fiscal eletrônica
está condicionada a uma Assinatura ou Certificação Digital. A Receita Federal disponibiliza
um cadastro para que as pessoas físicas e jurídicas obtenham esta certificação
para efetuar consultas e acessar os serviços oferecidos em seu portal. No
entanto, para obter acesso às informações referentes aos documentos fiscais e
assinar as NF-e é necessária a Certificação Digital disponibilizada pelo Portal
da Nota Fiscal Eletrônica. Para se ter acesso às funcionalidades de ambos os
portais, é preciso estar em dia com a renovação dos Certificados Digitais
conforme as normas da Receita Federal.
Layout específico
A NF-e de modelo 55 é adotada nacionalmente e seu leiaute
deve estar em conformidade com o que está estabelecido no Manual de Integração
emitido pela Receita Federal.
Não confunda NF-e com DANFE
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal (DANFE) corresponde à
representação gráfica da nota fiscal eletrônica e, portanto, não pode ser
confundida com esta. O DANFE acompanha o trânsito das mercadorias, é impresso
em uma única via e contém as informações da chave de acesso (com 44 números),
do código de barras utilizados para consulta aos documentos online e do
protocolo de autorização de uso.
NF-e rejeitada pela SEFAZ
No caso de apontamento de erros pelo sistema no momento do
registro da NF-e, quando esta for rejeitada, o documento deve ser corrigido e
retransmitido para que, então, seja autorizado pela Secretaria da Fazenda. Caso
esse procedimento não seja realizado, a numeração do documento rejeitado não
ficará registrado na base de dados da Receita e, por representar uma quebra na
sequência numérica dos documentos, deverá ser inutilizado para evitar erros e
maiores problemas.
Impossibilidade de alteração da NF-e
Quando uma nota fiscal eletrônica é emitida de forma errada,
não há como fazer qualquer alteração em seu conteúdo. A solução, em determinados
casos, é efetuar o seu cancelamento no sistema perante a Receita Federal e
emitir um novo documento contendo os dados corretos.
Alternativas para a emissão da NF-e
Caso não seja possível emitir a NF-e através do programa
próprio, outras alternativas estão à disposição, como SVC – Sefaz Virtual de
Contingência, Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) e o Formulário de
Segurança FS-DA, que devem ser utilizados em situações específicas e
emergenciais.
Uma ótima forma de controlar a emissão dos documentos
fiscais eletrônicos com segurança é utilizar um sistema que esteja
parametrizado conforme as normas estabelecidas pela Receita Federal. Dessa
forma, erros corriqueiros como o não preenchimento de campos obrigatórios,
quebra na sequência numérica, cancelamentos e retificações, consulta ao
documento fiscal, bem como outros erros poderão ser identificados pelo sistema
de forma mais rápida e objetiva, otimizando o trabalho do profissional e
assegurando uma base de dados confiável para a empresa.
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